Как составить штатное расписание

Кто составляет штатное расписание?

Если вы читали предыдущую статью, и, воспользовавшись данными там советами, возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства на кого либо из сотрудников, то вам точно известен тот человек, который этим займется.

Мы составляем штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Поверьте личному опыту общения с инспекцией по труду – это самый безопасный вариант.

В строке «Наименование организации» пишем полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами – Общество с ограниченной ответственностью «ПРЕДПРИЯТИЕ» или ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ».

В графе «Код по ОКПО» указываем код организации по ОКПО. Его можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики.

В графе «Номер документа» указываем порядковый номер данного штатного расписания. При первичном составлении штатному расписанию присваивается №1, а в последующем применяется сквозная нумерация.

Как составить штатное расписание

В строке «Дата составления» указываем дату создания документа. Обратите внимание, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие могут различаться.

В графе «на период __________ с «___»_________20___г.» указываем время действия штатного расписания и дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Например, «на период 2013г. с 01 июля 2013г.»

В гриф утверждения документа вносим реквизиты приказа руководителя, которым был утвержден данный документ, а ниже указываем общее количество штатных единиц предприятия (итог графы 4 табличной части).

Графа 1 «Структурное подразделение» отражает организационную структуру предприятия. Структурные подразделения можете указывать в любом порядке, например, по алфавиту, но удобней расставлять их в зависимости от функциональной значимости: сначала административно-управленческое подразделение, затем бухгалтерию и т.д. Внутри подразделений можете выделить службы, цеха, отделы, группы и т.п.

Графа 2 «Код» содержит код структурного подразделения, который вы ему присвоили в своей организации. Если системы кодирования у вас нет, можете заняться ее разработкой прямо сейчас (очень удобный повод) или просто проставлять номера по порядку расположения в штатном расписании. Если же у вас государственная организация, то кодирование подразделений обязательно.

В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указывается вид трудовой деятельности работника. Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности присваивайте самостоятельно.

Если же при выполнении работы определенным сотрудником нормы законодательства предусматривают дополнительные льготы, то целесообразно использовать наименования должностей и профессий указанных в следующих документах:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
  • Общероссийский классификатор занятий (ОК 010-93) (принят Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 298);
  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37);
  • Единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям.

Обратите внимание, что неправильное наименование должности или профессии в штатном расписание и как следствие в трудовой книжке, может лишить работника льгот, в том числе и пенсионных.

В графе 4 «Количество штатных единиц» указываем то количество сотрудников, которое необходимо на предприятии для выполнения работы в данной должности. Например, генерального директора нам хватит одного, мастеров надо два человека, а главного бухгалтера хватит и половины. Это не значит, что мы будем делить человека пополам, просто мы наймем совместителя на половину рабочего дня и будем платить ему половину оклада.

Как составить штатное расписание

Внимание! При заполнении данной графы часто допускается ошибка – ставится «Вилка» окладов. (Это ошибку допускает даже 1С). Устанавливая «Вилку», вы нарушаете основной принцип оплаты труда – оплата должна быть равной за равный труд (ст. 22 ТК РФ). Если вы хотите отметить работу одного сотрудника перед другим (например, за более длительную работу на вашем предприятии) установите надбавку и закрепите условия ее выплаты в локальных нормативных актах.

Графы 6,7 и 8 «Надбавки, руб.» заполняем, если надбавки предусмотрены принятой на предприятии системой оплаты труда (например, за стаж работы на предприятии более 3-х лет) или надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Если надбавки установлены не в фиксированной сумме, а в процентах или с использованием коэффициентов, то в данных графах указываем ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата.

У вас много надбавок? Не стесняйтесь добавлять графы в штатном расписании. Указывайте все надбавки.

Графа 9 «Всего в месяц». Если все штатное расписание заполнено в рублях, то и с заполнением данной графы трудностей не возникнет. Если же вы указали какие-то выплаты не в рублях, а в процентах, или проставили ссылки на нормативные акты, то арифметика не поможет – ставим в графе 9 прочерк.

В графе 10 «Примечание» указываем любую информацию, относящуюся к штатному расписанию, например, ссылки на нормативные акты и локальные и законодательные.

Чтобы составить штатное расписание, совершите следующие действия:

  • выберите форму документа
  • укажите структурные подразделения
  • определите штатную численность
  • напишите наименования должностей
  • определите размер окладов и надбавок
  • подпишите документ

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Уже после принятия организацией решения о потребности формирования документа (в случае если он ранее не был составлен), появляется новая проблема – на кого именно накладывается обязанность в создании этого акта профессионального учёта?

В законодательстве не существует каких-то прямых установок, однако в соответствии с квалификационным справочником должностей управляющих, специалистов и иных служащих, подтверждённых Распоряжением Минтруда Российской федерации от 21 Августа 1998 года № 37, оформление данной категории документов считается частью обязанностей экономиста по труду.

Также руководством может быть составлен приказ, перекладывающий обязательство по оформлению на какого-то определенного работника организации, или же данное обязательство может быть зафиксированным в рабочем соглашении либо служебных указаниях сотрудникам. Другими словами, это зависит от политики самой компании.

В некрупных организациях составлением расписания заняты в основном работники кадровой или бухгалтерской сферы, в более редких случаях – работники юридических сфер. В больших организациях этим заняты планово-финансовые отделения, либо отделения организации труда и зарплаты.

Если же это не организация, а индивидуальный предприниматель, то в таком случае такую работу на себя может взять кадровый специалист, бухгалтер, либо же непосредственно сам предприниматель.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Как составить штатное расписание

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

Однако практика выработала ряд рекомендаций, которые желательно все же соблюдать:

  • Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
  • Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
  • Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
  • В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
  • Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
  • При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание!Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

В текущем федеральном законодательстве нет прямых указаний на тот счёт, как часто нужно составлять и когда утверждается штатное расписание на следующий год. Однако с учётом того, что штатное расписание является плановым документом, следует полагать, что его следует составлять ежегодно, при завершении отчётного периода вместе с другой учётной документацией.

Однако штатное расписание также может быть оформлено единожды и оставаться действительным документом в дальнейшем.

Штатное расписание оформляется на определенную дату, ратифицируется как правило через каждый год на 1 января и включается в рабочий процесс указом высшего руководства компании; в дальнейшем документ может редактироваться и правиться.

Переоформлять и заново утверждать документ на грядущий год не нужно, если он был отредактирован слишком несущественно (в данной ситуации следует лишь оформить список изменений), либо в этом году вообще никаких изменений в расписании не производилось.

Данный документ включает в себя список структурных подразделений организации, данные о личном штатном составе предприятия, об общей численности штатных единиц, а также данные о финансовом учете, об окладах и прибавках к зарплате сотрудников организации.

Готовое штатное расписание подпишите у главного бухгалтера и сотрудника, который ответственен за кадровый учет. Затем утвердите документ приказом руководителя организации. Об этом сказано в разделе 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.012004 № 1.

Указанный подход применяйте, если организация использует и самостоятельно разработанную форму штатного расписания.

Пример оформления штатного расписания

Штат организации составляет 28 человек. Месячный фонд зарплаты – 894 000 руб. В штат, в частности, входят:

  • директор (оклад – 80 000 руб.);
  • секретарь (оклад – 25 000 руб.);
  • главный бухгалтер (оклад – 45 000 руб.);
  • бухгалтер (оклад – 35 000 руб.).

Как составить штатное расписание

Ответственный за ведение кадрового учета – секретарь.

Секретарь составил штатное расписание по унифицированной форме и поставил свою подпись. Документ также подписал главный бухгалтер. Директор издал приказ об утверждении штатного расписания.

В Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации или у индивидуального предпринимателя. Однако нет и документов, отменяющих практику его составления.

Штатное расписание применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 57 ТК, раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1).

В пользу оформления штатного расписания есть веские аргументы. Так, штатное расписание позволяет определить структуру организации, количество сотрудников, которые ей необходимы, денежные суммы на содержание работников. Также штатное расписание может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг, затрат).

Как составить штатное расписание

Нет, не обязан.

Все основные данные штатного расписания, которые имеют непосредственное отношение к сотруднику, – должность и условия оплаты труда – обязательно указывают в трудовом договоре. Если необходимо, то особенности оплаты труда разъясняют в локальных нормативных актах, которые регулируют порядок оплаты труда у работодателя. С актами сотрудника также знакомят при приеме на работу (ст. 57, ч. 3 ст. 68 ТК).

Штатное расписание к локальным нормативным актам не относится, поскольку не содержит нормы трудового права и работодатель не разрабатывает его самостоятельно, а только заполняет готовую унифицированную или собственную форму (ст. 5, 8 ТК).

Таким образом, штатное расписание является организационно-распорядительным документом и не относится к локальным нормативным актам, поэтому работодатель в общем случае не обязан знакомить сотрудников со штатным расписанием. Вместе с тем, такую обязанность работодатель может установить самостоятельно и прописать в коллективном договоре или локальном акте.

При необходимости и по своему усмотрению работодатель может оформить сотруднику выписку из штатного расписания с информацией о должности, которую занимает сотрудник, и уровне оплаты труда по должности.

Нет, не нужно.

Штатное расписание не имеет срока действия. Поэтому утверждать документ заново каждый год или с другой фиксированной периодичностью не нужно. Изменять штатное расписание и утверждать новое нужно только по мере необходимости в случае организационных изменений: расширения или сокращения штата или численности (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Если никаких изменений в структуре численности и штатного состава нет, то обновлять документ не нужно.

Изменения в штатное расписание можно вносить в любое время, когда в этом есть необходимость, поскольку частоту и периодичность изменения штатного расписания работодатель определяет самостоятельно (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1). Соответственно, переутверждать штатное расписание каждый год при отсутствии необходимости внести в него какие-либо изменения не нужно.

Как составить штатное расписание

Кроме переименования должностей, изменения размера и состава выплат и т. п., в трудовом законодательстве есть отдельные процедуры, которые также могут привести к трансформации штатного расписания. Например, сокращение численности или штата сотрудников (ст. 180 ТК), организационные или технологические изменения (ст. 74 ТК) и т. д.

Выбор того или иного варианта относится к компетенции работодателя. В случаях когда изменения носят единичный характер, например изменилось наименование должности сотрудника, удобнее издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда все вносимые изменения работодатель отразит в самом приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» укажет номер и дату приказа о внесении изменений.

Внимание: изменение штатного расписания в отношении должностей, которые заняты сотрудниками, должно сопровождаться в обязательном порядке и изменением трудовых договоров этих сотрудников, поскольку меняются их существенные условия: название должности, порядок оплаты труда, структурное подразделение, если оно зафиксировано в трудовом договоре.

Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) представляет собой документ, который отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ могут быть включены и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики работников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.

Штатная расстановка не относится к документам, обязательным для ведения работодателями, но ее широко применяют на практике. Этот документ позволяет быстро сориентироваться и восстановить конкретные условия работы сотрудников в организации.

Унифицированной формы штатной расстановки законодательством не предусмотрено, поэтому ее составляют в произвольной форме. За основу, как правило, берут штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, и дополняют необходимыми графами и столбцами.

По мере изменения фактической ситуации у работодателя – при закрытии вакансий, появлении новых, прочих кадровых передвижениях (увольнениях, переводах и т. п.) – в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.

Правила и инструкция заполнения

Стандартная форма №Т3 “Штатное расписание” подтверждена распоряжением Госкомстата Российской федерации от Пятого Января 2004 года №1. Как правило при оформлении штатного расписания используется эта форма.

Для этого применяется стандартная форма №Т-3 альбома унифицированных форм первичных учётных документов в трудовой сфере, одобренных Распоряжением Госкомстата Российской Федерации от Пятого Января 2004 года №1.

Необходимо иметь в виду, что подобные стандартные формы невозможно сократить (все без исключения конфигурации сохраняются в изначальном виде), однако их можно в некотором смысле редактировать, дополняя их.

В случае, если тот или иной пункт формы для вас или для вашей компании не представляет ценности, то какая-то конкретная графа или столбец в форме могут быть проигнорированы при заполнении.

Последовательность распределения и дальнейшего положения внутренних подразделений и должностей обусловливается решением руководства компании. В любое подразделение обязаны быть включены штатные должности согласно их статусу: от старшего к младшему.

Данные о количестве штатных единиц, включённые в расписание, обязаны отвечать показателям расчета численности по фонду заработной платы, предустановленной в итоговой смете, которую предварительно нужно рассчитать.

Названия локальных подразделений и должностей записываются в именительном падеже, после тщательных проверок списков должностей служащих и рабочих специальностей, прописанных в специальных справочно-информационных материалах.

Особый интерес при заполнении представляют наименования сотрудников, занимающихся серьёзной трудовой деятельностью, работающих на производствах с вредоносными, небезопасными для жизни и другими специфическими и тяжёлыми критериями условий для работы.

То есть речь идёт о льготной пенсионной группе, поэтому при заполнении этих должностей для них стоит подходить особенно тщательно.

Штатное расписание обязательно должно быть прошито, промаркировано, закреплено печатью компании и подписано высшим руководством. Его должен подписать главбух и главы внутренних подразделений организации.

В случае, если личный состав организаций слишком крупный и документ захватывает множество листов, то бухгалтер по собственному усмотрению имеет право подписать каждый отдельный листок либо расписаться лишь раз, на последнем листе документа.

Уже после всех этих процедур документ подписывается высшим руководством предприятия, либо лицом, имеющим соответствующие полномочия, и уже вступает в силу.

Вы вправе выбрать форму штатного расписания – использовать унифицированный шаблон или разработать собственный (ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Преимущество унифицированной формы в том, что законодатель учел все требования, а уполномоченные органы разъяснили порядок заполнения. Далее – только об унифицированной форме № Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

Рисунок 1. Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

  • Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
  • Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Шаг 2. Укажите структурные подразделения

Немного усложним задачу. Допустим, на предприятии есть обособленное подразделение или филиал. Как составляется штатное расписание и кем утверждается?

При наличии обособленного подразделения ответ однозначный – штатное расписание составляется в головной организации и утверждается ее руководителем. Наименование обособленного подразделения отражается в графе 1 «Структурное подразделение».

При наличии филиала возможно два варианта.

Штатное расписание на 2017 год оформляем по всем правилам

Для начала вспомним, что филиал не является самостоятельным юридическим лицом и не является работодателем для сотрудников. Поэтому первый вариант – штатное расписание филиала включается в состав общего штатного расписания предприятия и утверждается руководителем предприятия.

Однако, филиалы могут осуществлять все функции юридического лица. Поэтому возможно составление штатного расписания в филиале и утверждение его руководителем филиала, но только в том случае, если такое право им прямо предоставлено. В этом случае в графе «Наименование организации» вносим название головной организации (например, ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»), а в графе 1 «Структурное подразделение» указываем наименование филиала (например, Филиал Северо-Западный ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ»).

Структурные подразделения укажите на основе организационной структуры работодателя. Под структурными подразделениями понимают отдел, цех, участок, филиал, представительство и т. д. (п. 16 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). Наименования структурных подразделений укажите в графе 1 штатного расписания.

Закон не определяет, в каком порядке указывать подразделения в штатном расписании. С учетом практики первым включите в штатное расписание тот отдел, в который входит руководство. Затем в порядке подчиненности расположите остальные подразделения. В графу 2 штатного расписания внесите коды структурных подразделений.

Присваивайте коды так, чтобы они отражали подчиненность отдела. В больших по численности компаниях крупные структурные подразделения включают в себя более мелкие. Тогда код подразделения в штатном расписании составьте из нескольких цифр. Например, в финансовое управление входит бухгалтерия и экономический отдел. Тогда отразите коды 02.1 и 02.2, где 02 – финансовое управление, 1 – бухгалтерия, 2 – экономический отдел.

Ситуация: может ли отдел состоять из одного сотрудника

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

Трудовое законодательство не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, например отдел, участок и т. д., которые состоят только из одного сотрудника. Вместе с тем, создание структурного подразделения по общей логике предполагает наличие нескольких сотрудников, которые в нем работают, и их вертикальную подчиненность руководителю подразделения. Поэтому во избежание споров с проверяющими органами создавать структурное подразделение, отдел из одного сотрудника не рекомендуют.

Формально Трудовой кодекс не запрещает работодателю создавать структурные подразделения, которые состоят только из одного сотрудника. Например, отдел, в котором есть только руководитель этого отдела.

Вместе с тем, по общему правилу и исходя из логики должностные обязанности категории «руководитель» предполагают руководство подчиненными сотрудниками. Например, для должности начальника отдела кадров такая обязанность прямо предусмотрена Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37.

При этом квалификационные справочники по общему правилу являются рекомендованными к использованию документами. Исключение составляют случаи, если выполнение работ по должности связано с предоставлением компенсаций, льгот либо наличием ограничений. Тогда наименования таких должностей и профессий должны соответствовать наименованию из справочника, а характер работ по должности – соответствующему функционалу из справочника. Это следует из положений абзаца 3 части 2 статьи 57 Трудового кодекса.

Таким образом, в общем случае в штатном расписании может быть предусмотрена должность руководителя отдела при отсутствии других штатных единиц в этом отделе. Вместе с тем, во избежание несоответствия названия должности и при необходимости дополнительного мотивирования сотрудника, который самостоятельно ведет то или иное направление деятельности компании, его должность можно обозначить как заместитель руководителя по направлению деятельности.

С чего начать – порядок оформления

Прежде всего, штатное расписание должны подписать должностные лица, ответственные за его составление и использующие его в своей работе. В унифицированной форме № Т-3 предусмотрены следующие подписи:

  • руководитель кадровой службы;
  • главный бухгалтер.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

Если на предприятии отсутствует кадровая служба и как следствие ее руководитель, то подписывает штатное расписание работник, на которого возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства (см. предыдущую статью «А кто же кадровик»).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. В этом случае лица, подписывающие его, ставят подпись на последнем листе. НО!.. На моем штатном расписании подписи должностных лиц с расшифровками и датами подписи стоят на каждом листе. Вам советую делать так же. Это поможет избежать подделок, подлогов, фальсификаций.

Теперь составляем приказ об утверждении штатного расписания.

Обратите внимание, что в приказе указывается информация из штатного расписания. Количество штатных единиц указываем обязательно, а вот фонд заработной платы только в том случае, если его возможно было посчитать. В случае если это первое штатное расписание на предприятии, то и текст о прекращении действия старого писать не надо.

Ознакамливать всех сотрудников со штатным расписанием необходимости нет. И на это две причины:

  • Условия оплаты каждого работника оговорены в трудовом договоре и локальных нормативных актах с которыми вы знакомите сотрудника под роспись.
  • Доход сотрудника является личным делом физического лица, а ознакомление со штатным расписанием делает эту информацию общедоступной.

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы — такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

  • Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
  • Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

  • Создание новых отделов или подразделений;
  • Организация новых должностей;
  • Изменение названия имеющихся должностей;
  • Изменение оклада либо ставок работников;
  • Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения — это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Порядок для составления и утверждения штатного расписания будет следующим:

  1. Издается приказ о разработке проекта документа.
  2. В случае, если руководство компании перекладывает обязательство о составлении документа на сотрудника компании, у которого в трудовом соглашении отсутствуют какие-либо условия, касающиеся этого вопроса, то в таком случае данный субъект может быть уполномочен с помощью специального распоряжения (приказа), касающегося его основной трудовой деятельности.

    Пример приказа о переложении на сотрудника обязательств:

    ПРИКАЗ

    О передаче полномочий и обязательств по разработке плана штатного расписания из-за срочной потребности организации в штатном расписании.

    Приказываю:

    Уполномочить настоящего зам. ген. директора Фёдорова И. А. выступить в качестве формирующего штатное расписание лица.

    Согласовать данный план расписания с руководством структурных подразделений.

    Определить и утвердить период окончательного формирования штатного расписания до 02.12.17.

    Подпись, печать, дата.

  3. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.
  4. С приказом знакомятся все заинтересованные лица.
  5. Создается структура предприятия.
  6. При ее создании используются все локальные нормативные акты предприятия.

  7. Разрабатывается проект штатного расписания, за основу принимается структура предприятия.
  8. К примеру, для разработки документа для проектной организации можно использовать следующую структуру:

  9. Проект документа согласовывается с руководителями подразделений.
  10. Издается приказ об утверждении и введении документа в действие.
  11. Приказ регистрируется в журнале регистрации документов.

Штатная расстановка.

Штатное расписание составили, утвердили и ввели в действие. Теперь расставляем людей. Документ «Штатная расстановка» не является обязательным и никаких рекомендаций по его ведению и заполнению законодатель не дал. Есть только одно маленькое НО. Для этого документа установлен срок хранения 75 лет (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Росархивом 06.10.2000). Данный документ можно не вести, но я советую потратить время и сделать штатную расстановку. Так вы всегда будете знать, кто и на какой должности работает, есть ли на предприятии вакантные места. Увидите в одном документе кто совмещает должности, и сможете оценить реальность данного совмещения.

Чаще всего штатную расстановку заполняют в такой же таблице как и штатное расписание, добавив колонку с именами сотрудников. Но многие кадровики составляют собственный документ, в котором отражают не только соответствие должности определенному работнику, но и нахождение сотрудников в отпуске (особенно, если этот отпуск длинный) и замещение сотрудниками отсутствующих работников.

А если штатное расписание надо изменить?

Предполагается, что штатное расписание составляется на долгий период времени. Однако при необходимости в него можно вносить изменения. Количество изменений законодательно не регламентировано. Поэтому меняйте сколько хотите, но не забывайте утверждать изменения приказом. И если в текущем году у вас были изменения, да еще не одно, то советую на следующий год утвердить новое штатное расписание, что бы не путаться в ворохе бумаг.

Итак, вносим изменения. Они могут быть следующего характера:

  • исключение вакантных должностей или целых подразделений в связи с организационными изменениями в работе предприятия;
  • ввод новых штатных единиц при необходимости расширения производства или увеличения оказываемых услуг;
  • сокращение штатных единиц, связанных с сокращением численности или штата предприятия;
  • изменение окладов;
  • переименование подразделений и должностей;
  • прочие изменения, вносимые в штатное расписание в связи с изменением условий деятельности предприятия.

Рассматривать подробно все возможные изменения штатного расписания мы сейчас не будем. Большинство изменений затрагивает существенную информацию, содержащуюся в трудовых договорах с сотрудниками, и этим темам мы посвятим отдельные статьи. Затронем только два изменения, с которыми не требуется ознакомление сотрудников.

I. Дополнение штатного расписания новыми должностями.

Вам нужен новый сотрудник? Или вы решили организовать целое подразделение? Я сейчас обращаюсь к руководителю предприятия. Вызываем главного бухгалтера и кадрового работника и сообщаем им о своем желании. Данные сотрудники готовят проект приказа и передают его на согласование и подпись руководителю. Если же вы в одном лице и генеральный директор, и главный бухгалтер, да еще и возложили на себя обязанности по ведению кадрового делопроизводства – все гораздо проще. Сам придумал, сам написал, сам подписал.

II. Исключение из штатного расписания вакантных должностей.

Если вы прислушались к нашему совету, и ведете документ «Штатная расстановка», то для вас не составит труда увидеть, что у вас освободилась должность, в течение длительного времени ее никто не занимает и предприятие от этого не страдает.

Штатное расписание: как оформить его по всем правилам в 2019 году, скачать образец

Рассмотрим такую ситуацию – у вас уволилась уборщица, а ваш арендодатель предложил вам заключить дополнительное соглашение об уборке занимаемого вами помещения силами арендодателя. Думаю, что вы долго думать не будете, т.к. такой вариант значительно дешевле, а подпишите допсоглашение, а новую уборщицу искать не станете. В вашем штатом расписании появилась вакантная должность, которая возможно никогда не будет занята.

Кому покажем штатное расписание?

Штатное расписание придется показать контролирующим органам при проведении проверки, а вот передать для проверки необходимо только заверенную копию штатного расписания. Также возможен вариант, когда проверяющий орган затребует только выписку из штатного расписания, содержащую сведения о штатных единицах, занимаемых конкретными работниками.

В случае обращения работника за информацией из штатного расписания, предоставляем только выписку, касающеюся должности, занимаемой этим работником. Указывать размеры окладов иных работников в выписке не допускается согласно норме ст. 88 ТК РФ о защите персональных данных в части их передачи.

На этом разговор о штатном расписании заканчиваем и переходим к иным локальным нормативным актам.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Юридическая информация
Adblock
detector